Worauf Sie bei der Rechnung achten
Arbeitskosten getrennt ausweisen
Privatkunden ziehen 20 % der Arbeitskosten von der Steuer ab (§ 35a EStG), bis 1.200 Euro im Jahr. Material zählt nicht. Schreiben Sie Arbeit, Anfahrt und Material darum in eigene Positionen. Der Abzug gilt nur, wenn der Kunde überweist und nicht bar zahlt.
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
Arbeiten Sie an einem Haus oder einer Wohnung für einen Privatkunden, muss die Rechnung einen Hinweis tragen: Der Kunde muss sie zwei Jahre aufbewahren (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Das Beispiel unten enthält diesen Satz schon im Hinweisfeld.
Arbeit für andere Baufirmen
Arbeiten Sie als Subunternehmer für eine Baufirma, schuldet meist die Baufirma die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, aber den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Als PDF wählen Sie 0 % und schreiben den Satz in das Hinweisfeld. Als E-Rechnung bildet rechnungx diesen Fall noch nicht ab.
Pflichtangaben
Jede Rechnung über 250 Euro braucht die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Das Blatt fragt jede davon ab. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung.
Hat Ihr Kunde nicht gezahlt, schreiben Sie eine Mahnung. Ist eine Rechnung falsch, heben Sie sie mit einer Stornorechnung auf.
Häufige Fragen
Kann mein Kunde die Rechnung von der Steuer absetzen?
Ja, wenn er Privatkunde ist und überweist. Er zieht 20 % der Arbeits- und Fahrtkosten ab, bis 1.200 Euro im Jahr. Dafür müssen die Arbeitskosten auf der Rechnung getrennt vom Material stehen.
Wann darf ich eine Abschlagsrechnung schreiben?
Bei größeren Aufträgen dürfen Sie für erbrachte Teilleistungen Abschläge verlangen (§ 632a BGB). Geben Sie jeder Abschlagsrechnung eine eigene Nummer, zum Beispiel RE-2026-014-A1. In der Schlussrechnung ziehen Sie alle Abschläge mit ihrer Steuer wieder ab.
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen schreiben?
An Firmenkunden ab 2027, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, ab 2028 in jedem Fall. Privatkunden bekommen weiter ein PDF oder Papier.