Wann Sie eine E-Rechnung prüfen sollten
Prüfen Sie jede E-Rechnung, bevor Sie sie buchen oder bezahlen. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden. Prüfen Sie auch eigene Rechnungen, bevor Sie sie an einen Kunden oder ein Behördenportal schicken.
Checkliste für den Rechnungseingang
Ist die Datei gültig? Stimmen Name und Anschrift Ihres Unternehmens? Passen Leistung, Menge und Preis zur Bestellung? Stimmt die Bankverbindung mit der bekannten Verbindung des Lieferanten überein? Der Validator beantwortet die erste Frage. Die anderen beantworten Sie mit einem Blick in die lesbare Ansicht.
Was der Validator prüft
Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst prüft der Validator den Aufbau der Datei gegen das XML-Schema. Danach prüft er die Geschäftsregeln: Pflichtfelder, Rechenwege, Steuersätze und Codes.
Regeln mit BR-DE stammen aus dem deutschen Standard XRechnung. Regeln mit BR und BR-CO stammen aus der europäischen Norm EN 16931. Ein Fehler macht die Datei ungültig, ein Hinweis nicht.
Häufige Fehlercodes und ihre Lösung
| Code | Bedeutung | Lösung |
|---|---|---|
BR-DE-1 | Zahlungsangaben fehlen. Die Rechnung sagt nicht, wie bezahlt werden soll. | Zahlungsart angeben, bei Überweisung mit IBAN. |
BR-DE-2 | Kontakt des Verkäufers fehlt. Die Gruppe „Seller contact“ fehlt ganz. | Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers eintragen. |
BR-DE-3 | Ort des Verkäufers fehlt. In der Anschrift des Verkäufers fehlt der Ort. | Ort in der Verkäuferadresse ergänzen. |
BR-DE-4 | PLZ des Verkäufers fehlt. In der Anschrift des Verkäufers fehlt die Postleitzahl. | Postleitzahl in der Verkäuferadresse ergänzen. |
BR-DE-5 | Ansprechpartner fehlt. Beim Verkäufer fehlt der Name einer Kontaktperson oder Abteilung. | Name des Ansprechpartners eintragen. |
BR-DE-6 | Telefon des Verkäufers fehlt. Die XRechnung verlangt eine Telefonnummer für Rückfragen. | Telefonnummer beim Verkäuferkontakt eintragen. |
BR-DE-7 | E-Mail des Verkäufers fehlt. Die XRechnung verlangt eine E-Mail-Adresse für Rückfragen. | E-Mail-Adresse beim Verkäuferkontakt eintragen. |
BR-DE-8 | Ort des Käufers fehlt. In der Anschrift des Käufers fehlt der Ort. | Ort in der Käuferadresse ergänzen. |
BR-DE-9 | PLZ des Käufers fehlt. In der Anschrift des Käufers fehlt die Postleitzahl. | Postleitzahl in der Käuferadresse ergänzen. |
BR-DE-15 | Leitweg-ID oder Käuferreferenz fehlt. Das Feld „Buyer reference“ ist leer. Behörden brauchen hier die Leitweg-ID. | Leitweg-ID des Auftraggebers eintragen. Bei Firmenkunden reicht eine Bestell- oder Kundennummer. |
BR-DE-16 | Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt. Bei Umsatzsteuer muss der Verkäufer eine USt-IdNr. oder Steuernummer angeben. | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers eintragen. |
BR-DE-17 | Rechnungsart nicht erlaubt. Der Code für die Rechnungsart ist in der XRechnung nicht zugelassen. | Einen erlaubten Code wählen, zum Beispiel 380 für Rechnung oder 381 für Gutschrift. |
BR-DE-21 | Falsche Standard-Kennung. Die Datei gibt sich nicht als XRechnung aus. Das Feld „Specification identifier“ passt nicht. | Datei mit einem Programm erstellen, das XRechnung 3.0 unterstützt. |
BR-DE-23-a | Bankverbindung fehlt. Als Zahlungsart ist Überweisung angegeben, aber die IBAN fehlt. | IBAN des Zahlungsempfängers eintragen. |
BR-01 | Standard-Kennung fehlt. Die Datei sagt nicht, nach welchem Standard sie aufgebaut ist. | Datei mit einem E-Rechnungsprogramm neu erzeugen. |
BR-02 | Rechnungsnummer fehlt. Jede Rechnung braucht eine Nummer. | Eindeutige Rechnungsnummer eintragen. |
BR-03 | Rechnungsdatum fehlt. Das Ausstellungsdatum ist leer. | Rechnungsdatum eintragen. |
BR-05 | Währung fehlt. Der Währungscode ist leer. | Währung angeben, meist EUR. |
BR-06 | Name des Verkäufers fehlt. Die Rechnung nennt den Verkäufer nicht. | Firmenname des Verkäufers eintragen. |
BR-07 | Name des Käufers fehlt. Die Rechnung nennt den Käufer nicht. | Name oder Firma des Käufers eintragen. |
BR-16 | Keine Rechnungsposition. Die Rechnung enthält keine einzige Position. | Mindestens eine Leistung mit Menge und Preis eintragen. |
BR-CO-10 | Summe der Positionen stimmt nicht. Die Summe aller Positionen weicht vom angegebenen Nettobetrag ab. | Positionen und Nettosumme neu berechnen, Rundung prüfen. |
BR-CO-13 | Nettobetrag stimmt nicht. Positionssumme minus Rabatte plus Zuschläge ergibt nicht den Nettobetrag. | Rabatte und Zuschläge prüfen und neu rechnen. |
BR-CO-15 | Bruttobetrag stimmt nicht. Netto plus Umsatzsteuer ergibt nicht den Bruttobetrag. | Steuer und Gesamtbetrag neu berechnen. |
BR-CO-16 | Zahlbetrag stimmt nicht. Brutto minus Anzahlungen ergibt nicht den Zahlbetrag. | Anzahlungen und Zahlbetrag prüfen. |
BR-CO-25 | Zahlungsziel fehlt. Bei offenem Betrag fehlen Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen. | Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen eintragen. |
BR-S-08 | Steuer-Bemessung stimmt nicht. Für den Regelsteuersatz passt die Bemessungsgrundlage nicht zur Summe der Positionen. | Steuersätze der Positionen und Steueraufschlüsselung abgleichen. |
Häufige Fragen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür.
Was passiert bei einer fehlerhaften E-Rechnung?
Bitten Sie den Absender um eine korrigierte Rechnung. Behördenportale lehnen fehlerhafte Dateien automatisch ab.
Wird meine Datei gespeichert?
Nein. Der Server liest die Datei für die Prüfung ein und verwirft sie danach.
Weitere Werkzeuge
XRechnung prüfenZUGFeRD prüfenXRechnung anzeigenZUGFeRD Viewer