So mahnen Sie eine offene Rechnung an
- Warten Sie einige Tage nach dem Zahlungsziel. Prüfen Sie, ob das Geld wirklich nicht eingegangen ist.
- Schicken Sie eine freundliche Zahlungserinnerung mit einer neuen Frist von 7 bis 14 Tagen.
- Zahlt der Kunde nicht, schicken Sie die Mahnung. Ab jetzt dürfen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen verlangen.
- Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Erfolg, beantragen Sie einen Mahnbescheid oder beauftragen ein Inkassounternehmen.
Tragen Sie als Position den offenen Betrag der Rechnung ein, mit Umsatzsteuer. Mahngebühren schreiben Sie in eine eigene Zeile.
Wann der Kunde in Verzug ist
Verzug bedeutet: Der Kunde zahlt zu spät und muss Ihnen den Schaden ersetzen. Er beginnt mit der ersten Mahnung nach der Fälligkeit (§ 286 BGB).
Ohne Mahnung kommt der Kunde 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist.
Der gerichtliche Mahnbescheid
Den Mahnbescheid beantragen Sie ohne Anwalt online unter online-mahnantrag.de. Das Gericht prüft nicht, ob Ihre Forderung stimmt. Widerspricht der Kunde nicht, bekommen Sie einen Vollstreckungsbescheid und können pfänden lassen.
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Das Gesetz verlangt keine bestimmte Zahl. Üblich sind eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung. Nach der Mahnung können Sie schon einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ab Verzug dürfen Sie den tatsächlichen Aufwand verlangen, also Papier und Porto. Gerichte erkennen meist 1 bis 3 Euro an. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist kostenlos. Von Firmenkunden bekommen Sie im Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB).
Kommt auf Mahngebühren Umsatzsteuer?
Nein. Mahngebühren und Verzugszinsen sind Schadensersatz und nicht umsatzsteuerbar. Das Blatt rechnet bei einer Mahnung darum ohne Umsatzsteuer.
Wie hoch sind Verzugszinsen?
Bei Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Firmenkunden 9 Prozentpunkte (§ 288 BGB). Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.
Wann verjährt meine Forderung?
Nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung vom Juni 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029. Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf, ein Mahnbescheid schon.