Warum muss eine XRechnung validiert werden?
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die strengen technischen und inhaltlichen Anforderungen genügen muss. Sie muss konform sein mit:
- EN 16931 – europäische Norm für elektronische Rechnungen
- CIUS-DE – deutsche Spezifikation (Core Invoice Usage Specification)
- UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII – XML-Syntax-Standards
Öffentliche Auftraggeber lehnen XRechnungen ab, die nicht valide sind. Auch Buchhaltungssysteme können fehlerhafte XRechnungen nicht automatisch verarbeiten.
✓ RechnungX-Nutzer müssen nicht manuell validieren: Die Software erstellt automatisch valide XRechnungen gemäß EN 16931 und CIUS-DE. Jede exportierte XRechnung-Datei besteht den KoSIT-Validator.
Offizielle Validator-Tools für XRechnung
1. KoSIT-Validator (offiziell)
Der KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards ist das offizielle Tool zur Validierung von XRechnungen in Deutschland. Er ist kostenlos und open source.
- Validiert gegen EN 16931 und CIUS-DE
- Prüft UBL- und CII-Syntax
- Detaillierte Fehlermeldungen mit Zeilennummern
- Verfügbar als Java-Anwendung und als Webdienst
2. Portale der öffentlichen Auftraggeber
Viele Bundesbehörden und Landesbehörden bieten eigene Prüftools in ihren Eingangsportalen an. Bekannte Portale:
- OZG-RE – Onlinezugangsgesetz Rechnungseingang (Bund)
- PEPPOL Access Point – für Rechnungen über das PEPPOL-Netz
- Länderspezifische Portale (z.B. Bayern, NRW, Baden-Württemberg)
Häufige Fehler in XRechnungen
❌ Fehlende Leitweg-ID (BuyerReference)
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID im Feld BuyerReference Pflicht. Ohne sie wird die Rechnung am Portal abgelehnt. Die Leitweg-ID erhalten Sie vom Auftraggeber.
❌ Falscher Steuercode (TaxCategoryCode)
Die EN 16931 schreibt spezifische Codes vor: "S" für Standard-MwSt., "Z" für 0%, "E" für steuerbefreit, "AE" für Reverse Charge. Falsche Codes führen zur Ablehnung.
❌ Falsches Datumsformat
XRechnung erfordert ISO 8601 Format: YYYY-MM-DD (z.B. 2025-03-19). Deutsche Schreibweise (19.03.2025) ist nicht gültig.
⚠️ Fehlende USt-IdNr. bei 0%-Rechnungen
Bei Rechnungen mit 0% MwSt. (z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen) muss die USt-IdNr. des Empfängers angegeben werden.
⚠️ Falsche Währung
Die Währung muss als ISO 4217 Code angegeben werden (EUR, nicht €). Fehlende oder falsche Währungsangaben führen zu Validierungsfehlern.
⚠️ Rundungsdifferenzen
Summen müssen auf 2 Dezimalstellen genau stimmen. Selbst kleine Rundungsfehler (0,01 €) führen zu Fehlern im Validator.
XRechnung Schritt für Schritt validieren
XRechnung-Datei exportieren
Exportieren Sie die XRechnung aus Ihrem Rechnungsprogramm als .xml-Datei.
KoSIT-Validator aufrufen
Öffnen Sie den offiziellen KoSIT-Validator oder ein Portal-Prüftool Ihres Auftraggebers.
XML-Datei hochladen
Laden Sie die .xml-Datei hoch. Der Validator prüft Syntax, Schema und Geschäftsregeln.
Ergebnis auswerten
Grünes Ergebnis = valide XRechnung. Bei Fehlern werden betroffene Felder mit Fehlermeldung angezeigt.
Rechnung übermitteln
Valide XRechnung über das Eingangsportal des Auftraggebers oder per E-Mail übermitteln.
Häufige Fragen zur XRechnung-Validierung
Wie kann ich eine XRechnung prüfen?
Mit dem offiziellen KoSIT-Validator (kostenlos) oder über die Prüftools der Eingangsportale öffentlicher Auftraggeber. RechnungX erstellt automatisch valide XRechnungen, sodass keine manuelle Prüfung nötig ist.
Was prüft der Validator?
Schema-Konformität (UBL/CII), EN 16931 Geschäftsregeln, CIUS-DE Pflichtfelder, korrekte Steuercodes, Datumsformate und Summenstimmigkeit.
Was sind die häufigsten Fehler?
Fehlende Leitweg-ID, falscher Steuercode, falsches Datumsformat (ISO 8601 erforderlich), fehlende USt-IdNr. bei 0%-Rechnungen und Rundungsdifferenzen.
Muss ich XRechnungen selbst validieren?
Nur wenn Sie XRechnungen manuell erstellen oder aus anderen Systemen importieren. RechnungX-Nutzer erhalten automatisch valide XRechnungen ohne manuelle Prüfung.
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RechnungX erstellt XRechnungen die den KoSIT-Validator bestehen – kostenlos und ohne technisches Wissen.
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