Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) im strukturierten XML-Format. Sie wurde vom IT-Planungsrat der Bundesregierung entwickelt und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung oder einem eingescannten Papierdokument ist eine XRechnung vollständig maschinenlesbar.
Das bedeutet: Buchhaltungssysteme und ERP-Programme können eine XRechnung automatisch einlesen und verarbeiten, ohne dass der Empfänger Daten manuell eingeben muss. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt die Zahlungsabwicklung.
Format: XML (maschinenlesbar) · Standard: EN 16931 / CIUS DE · Pflicht für Behördenrechnungen seit 2020 · Ab 2025–2028 für alle B2B-Rechnungen in Deutschland verpflichtend
XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
Neben XRechnung gibt es in Deutschland noch das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Beide Formate sind EN 16931 konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen – aber sie funktionieren unterschiedlich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Dateiformat | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Menschenlesbar | ✗ Nein (nur per Software) | ✓ Ja (als normales PDF) |
| Maschinenlesbar | ✓ Ja (vollständig) | ✓ Ja (XML-Anteil) |
| EN 16931 konform | ✓ Ja | ✓ Ja (ab Profil EN 16931) |
| Pflicht für Bundesbehörden | ✓ Ja | Nur wenn EN 16931 Profil |
| Geeignet für B2B ab 2027/2028 | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Leitweg-ID erforderlich | Bei Behörden: Ja | Bei Behörden: Ja |
Für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber: XRechnung. Für B2B-Rechnungen an andere Unternehmen: ZUGFeRD ist oft komfortabler, da Ihr Kunde die Rechnung auch als normales PDF lesen kann. RechnungX unterstützt beide Formate.
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Ab wann gilt sie?
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze in Deutschland eingeführt. Die Pflicht gilt stufenweise:
In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen versenden – sofern der Empfänger zustimmt. Sie müssen jedoch bereits E-Rechnungen empfangen können. Nutzen Sie die Zeit, um sich jetzt auf die Pflicht vorzubereiten.
Wen betrifft die XRechnung-Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Konkret betroffen sind:
- GmbHs, AGs und andere Kapitalgesellschaften
- Einzelunternehmer und Gewerbetreibende
- Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Berater, Architekten etc.)
- Selbstständige in allen Branchen
- Kleinunternehmer nach §19 UStG (die B2B-Rechnungen stellen)
Wer ist ausgenommen?
Folgende Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- B2C-Rechnungen (Rechnungen an Privatpersonen)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto
- Fahrausweise und vergleichbare Dokumente
- Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG
Auch als Kleinunternehmer nach §19 UStG sind Sie von der E-Rechnungspflicht betroffen, wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die MwSt. – nicht das Rechnungsformat.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die in XRechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen) angegeben werden muss. Sie stellt sicher, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger im Rechnungseingang ankommt.
Die Leitweg-ID wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt – üblicherweise in der Bestellung oder im Vertrag. Sie hat das Format: 04011000-1234567890-06
Muss ich die Leitweg-ID bei allen XRechnungen angeben?
Nein. Die Leitweg-ID ist nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, staatliche Einrichtungen) erforderlich. Bei XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen an private Unternehmen (B2B) entfällt die Leitweg-ID.
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Firmendaten einrichten
Geben Sie Ihren Firmennamen, Anschrift, Steuernummer und USt-IdNr. ein. Optional: IBAN für die Bankverbindung und Ihr Logo hochladen. Diese Daten erscheinen automatisch auf jeder Rechnung.
Kunden anlegen
Legen Sie Ihren Kunden an: Name, Adresse und (bei Behörden) die Leitweg-ID. Gespeicherte Kunden werden bei der nächsten Rechnung automatisch vorgeschlagen.
Rechnungspositionen eingeben
Fügen Sie Ihre Leistungen oder Produkte hinzu: Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz (19 %, 7 % oder 0 %). Der Gesamtbetrag inkl. MwSt. wird automatisch berechnet.
Als XRechnung exportieren und versenden
Klicken Sie auf "XRechnung exportieren" und laden Sie die fertige XML-Datei herunter. Sie können die Rechnung auch direkt als ZUGFeRD-PDF exportieren oder per E-Mail an Ihren Kunden senden.
XRechnung prüfen und validieren
Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten und das korrekte XML-Format aufweisen, um als gültig zu gelten. RechnungX erstellt automatisch valide XRechnungen – Sie müssen sich um das Format keine Gedanken machen.
Wenn Sie eine XRechnung von einem Dritten erhalten haben und deren Gültigkeit prüfen möchten, können Sie das kostenlose Prüftool der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) nutzen. Es prüft, ob eine XRechnung der EN 16931 und dem deutschen CIUS entspricht.
Wie übermittle ich eine XRechnung?
XRechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bundesbehörden) müssen über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) des Bundes oder das OZG-RE übermittelt werden – nicht per E-Mail. Für Landes- und Kommunalbehörden gibt es teilweise eigene Portale.
XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen an private Unternehmen (B2B) können aktuell noch per E-Mail versandt werden. Ab 2028, wenn die vollständige Versandpflicht gilt, wird auch das PEPPOL-Netzwerk eine wichtigere Rolle spielen – ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein europäisches Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, darunter E-Rechnungen. Viele europäische Länder nutzen PEPPOL als Standard für die öffentliche Beschaffung. In Deutschland wird PEPPOL künftig auch für B2B-Rechnungen an Bedeutung gewinnen.
Häufige Fragen zur XRechnung (FAQ)
Kann ich eine XRechnung als PDF versenden?
Nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, keine PDF-Datei. Sie können die XRechnung als XML-Datei herunterladen und diese an Ihren Kunden senden. Wenn Sie ein menschenlesbares Dokument benötigen, wählen Sie ZUGFeRD – das ist ein PDF mit eingebettetem XML und erfüllt ebenfalls die gesetzlichen Anforderungen.
Muss ich XRechnung auch für Auslandsrechnungen verwenden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze in Deutschland. Rechnungen an ausländische Unternehmen (EU-Ausland oder Drittländer) sind von der deutschen XRechnung-Pflicht nicht betroffen. Allerdings haben andere EU-Länder eigene E-Rechnungsstandards.
Was passiert, wenn ich keine XRechnung versende?
Während der Übergangsphase (2025–2026) gibt es noch keine direkten Bußgelder für das Versenden von Papier- oder PDF-Rechnungen an Unternehmen. Ab 2027/2028 riskieren Sie jedoch, dass Ihre Rechnungen vom Empfänger abgelehnt werden. Außerdem kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein, wenn die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt sind.
Muss ich XRechnung auch für Gutschriften und Korrekturrechnungen verwenden?
Ja. Sobald die E-Rechnungspflicht gilt, müssen auch Gutschriften und Korrekturrechnungen (Stornorechnungen) im E-Rechnungsformat ausgestellt werden. RechnungX unterstützt auch das Erstellen von Gutschriften und Korrekturrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD.
Wie lange muss ich XRechnungen aufbewahren?
XRechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: 10 Jahre gemäß §147 AO (Abgabenordnung). Die Rechnungen müssen während dieser Zeit lesbar, unverändert und revisionssicher aufbewahrt werden. RechnungX speichert Ihre Rechnungen GoBD-konform.
Fazit: Jetzt auf XRechnung vorbereiten
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise – und die Vorbereitung lohnt sich früh. Unternehmen, die jetzt auf XRechnung und ZUGFeRD umsteigen, profitieren von schnellerer Zahlungsabwicklung, weniger manuellem Aufwand und rechtlicher Sicherheit.
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