Gesetzliche Grundlage: §14 UStG
Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind im §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Jede Rechnung, die Sie als Unternehmer ausstellen, muss diese Angaben enthalten – sonst riskiert Ihr Kunde den Verlust des Vorsteuerabzugs, und Sie riskieren steuerrechtliche Probleme.
RechnungX fügt alle Pflichtangaben automatisch ein, sodass Ihre Rechnungen immer gesetzeskonform sind.
Alle 10 Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Ihr vollständiger Name (bei Einzelunternehmen Ihr bürgerlicher Name) oder die vollständige Firmenbezeichnung sowie die vollständige Geschäftsanschrift mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Vollständiger Name oder Firmenbezeichnung Ihres Kunden sowie die vollständige Rechnungsanschrift. Bei einem Unternehmen sollte auch die Rechtsform angegeben werden (GmbH, AG, etc.).
Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer
Entweder Ihre Steuernummer (vom Finanzamt zugeteilt) oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. Pflicht. Beide zusammen anzugeben ist ebenfalls zulässig.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Dieses kann vom Leistungsdatum abweichen. Das Format ist freigestellt – gebräuchlich ist TT.MM.JJJJ.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung. Das Format ist frei wählbar – es muss nur sichergestellt sein, dass jede Nummer einmalig vergeben wird. Es ist auch erlaubt, Nummernkreise nach Kundschaft oder Jahr zu führen.
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Eine genaue Beschreibung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung. Allgemeine Formulierungen wie „Beratungsleistungen" oder „Dienstleistungen" können bei Betriebsprüfungen problematisch sein. Je konkreter, desto besser.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde. Wichtig: Dies ist nicht das Rechnungsdatum, sondern das tatsächliche Leistungsdatum. Bei Dauerleistungen (z.B. Monatsmieten) genügt die Angabe des Abrechnungszeitraums.
Nettobetrag (Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
Der Nettobetrag vor Mehrwertsteuer, aufgeteilt nach Steuersätzen (19%, 7%, 0%). Wenn Sie verschiedene Steuersätze auf einer Rechnung haben, müssen diese separat ausgewiesen werden.
Steuersatz und Steuerbetrag (oder Steuerbefreiung)
Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (19%, 7%) und der daraus resultierende Steuerbetrag in Euro. Bei steuerfreien Umsätzen muss ein Hinweis auf den Befreiungsgrund angegeben werden (z.B. §4 UStG, Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung §19 UStG).
Gesamtbetrag (Bruttoentgelt)
Der zu zahlende Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer. Bei Kleinunternehmern ist der Rechnungsbetrag gleichzeitig der Brutto- und Nettobetrag (kein MwSt.-Ausweis).
Alle Pflichtangaben automatisch – mit RechnungX
RechnungX fügt alle 10 Pflichtangaben automatisch ein. Kein Vergessen, kein Fehler, keine Probleme beim Vorsteuerabzug.
Kostenlos starten →Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen nur folgende Angaben enthalten:
- Name + Anschrift Rechnungssteller
- Name + Anschrift Empfänger
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung + Menge
- Leistungszeitraum/-datum
- Nettobetrag je Steuersatz
- Steuersatz + Steuerbetrag
- Gesamtbetrag brutto
- Name + Anschrift Rechnungssteller
- (kein Empfänger nötig)
- (keine Steuernummer nötig)
- Ausstellungsdatum
- (keine Rechnungsnummer nötig)
- Leistungsbeschreibung
- (kein separates Leistungsdatum nötig)
- Entgelt + Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz
- Gesamtbetrag brutto
Ihr Kunde kann aus einer Kleinbetragsrechnung nur dann Vorsteuer ziehen, wenn der Steuersatz (19% oder 7%) klar erkennbar ist. Entgelt und Steuerbetrag können in einem Gesamtbetrag zusammengefasst werden, aber der Steuersatz muss genannt werden.
Besondere Fälle
| Fall | Besondere Angabe erforderlich |
|---|---|
| Kleinunternehmer §19 UStG | Hinweis auf §19 UStG, kein MwSt.-Ausweis. Keine USt-IdNr. des Empfängers nötig. |
| Reverse-Charge (Steuerschuldumkehr) | Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder „Reverse Charge". Keine MwSt. ausweisen. USt-IdNr. beider Parteien erforderlich. |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | USt-IdNr. des Empfängers erforderlich. Hinweis auf Steuerbefreiung nach §4 Nr. 1b UStG. Keine deutsche MwSt. |
| Steuerfreie Umsätze (§4 UStG) | Hinweis auf den konkreten Befreiungsgrund (z.B. §4 Nr. 14 UStG für Ärzte). Keine MwSt. ausweisen. |
| Gutschrift (Empfänger erstellt Rechnung) | Das Wort „Gutschrift" muss auf der Rechnung stehen. Alle übrigen Pflichtangaben gelten. |
| Dauerrechnung / Abonnement | Muss auf den Vertrag oder die Vereinbarung Bezug nehmen. Leistungszeitraum muss erkennbar sein. |
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Fehlen Pflichtangaben auf einer Rechnung, hat das konkrete rechtliche Konsequenzen:
- Vorsteuerabzug gefährdet: Ihr Kunde kann keine Vorsteuer aus einer fehlerhaften Rechnung ziehen – was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann
- Betriebsprüfungsrisiko: Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen fehlerhafte Rechnungen beanstanden und Nachzahlungen fordern
- Nachberichtigung möglich: Fehlende Angaben können nachträglich berichtigt werden – die Berichtigung wirkt aber erst ab dem Zeitpunkt der Korrektur, nicht rückwirkend
Wenn Sie oder Ihr Kunde eine fehlerhafte Rechnung bemerken, kann diese jederzeit berichtigt werden. Stellen Sie eine korrigierte Rechnung mit denselben Daten aus und verweisen Sie auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Der Vorsteuerabzug ist dann ab dem Zeitpunkt der Berichtigung möglich.
Häufige Fragen zu Rechnungspflichtangaben
Muss auf einer Rechnung eine IBAN angegeben werden?
Nein, die IBAN ist keine gesetzliche Pflichtangabe nach §14 UStG. Sie ist jedoch für die Zahlungsabwicklung sinnvoll und in der Praxis Standard. Bei XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sollte die IBAN für die automatische Verarbeitung enthalten sein.
Muss ich auf einer Rechnung das Zahlungsziel angeben?
Das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum oder Zahlungsfrist) ist keine gesetzliche Pflichtangabe. Es ist jedoch üblich und für die Zahlungsabwicklung sinnvoll. Bei XRechnungen kann das Zahlungsziel als strukturiertes Feld angegeben werden und vom Empfänger automatisch verarbeitet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?
Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt zugeteilt und gilt nur innerhalb Deutschlands (Format: 123/456/78901). Die USt-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellt, beginnt mit „DE" und gilt EU-weit (Format: DE123456789). Auf Rechnungen reicht eine der beiden – bei EU-Geschäften ist die USt-IdNr. Pflicht.
Muss ich auf Rechnungen das Wort "Rechnung" schreiben?
Nein, das Wort "Rechnung" ist keine gesetzliche Pflichtangabe nach §14 UStG. Aus Gründen der Klarheit und Professionalität ist es jedoch empfehlenswert. Ausnahme: Bei einer Gutschrift muss das Wort "Gutschrift" explizit auf dem Dokument stehen.
Gilt die Rechnungsnummerierung fortlaufend über alle Jahre?
Nein, Sie können am Anfang jedes Jahres mit einer neuen Nummernserie beginnen (z.B. RE-2025-001, RE-2026-001). Wichtig ist nur, dass die Nummern innerhalb jeder Serie einmalig und lückenlos sind. Sie können auch mehrere Nummernkreise parallel führen (z.B. nach Kunden oder Projekten).