Darf man eine Rechnung einfach löschen?
Die einzige korrekte Vorgehensweise: Stellen Sie eine Stornorechnung aus. Diese hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf, ohne sie zu löschen. Beide Dokumente müssen anschließend 10 Jahre archiviert werden.
Stornorechnung vs. Gutschrift – der Unterschied
Im deutschen Sprachgebrauch werden "Stornorechnung" und "Gutschrift" oft verwechselt. Der rechtliche Unterschied ist wichtig, da §14 UStG den Begriff "Gutschrift" anders definiert:
| Begriff | Wer stellt aus? | Zweck | Umsatzsteuerlich |
|---|---|---|---|
| Stornorechnung (auch: Korrekturrechnug) | Der Rechnungssteller (Verkäufer/Dienstleister) | Hebt eine falsche/überflüssige Rechnung auf (negative Beträge) | Korrigiert die Umsatzsteuer des Ausstellers |
| Gutschrift / Abrechnungsgutschrift (§14 Abs. 2 UStG) | Der Rechnungsempfänger (Käufer/Auftraggeber) | Ersetzt eine Rechnung; Auftraggeber rechnet selbst ab (z. B. bei Kommission, Provisionen) | Sonderfall: Empfänger wird zum Aussteller |
Praxishinweis: Wenn Sie einem Kunden Geld zurückgeben wollen (z. B. wegen falscher Berechnung oder Auftragsstornierung), erstellen Sie eine Stornorechnung – keine "Gutschrift" im Sinne des §14 Abs. 2 UStG. Vermeiden Sie den Begriff "Gutschrift" auf Ihrer Storno-Dokument, um Verwirrung zu vermeiden.
Wann muss ich eine Rechnung stornieren?
- Falscher Betrag: Zu viel oder zu wenig berechnet
- Falscher Empfänger: Rechnung wurde an falsche Person/Firma ausgestellt
- Leistung nicht erbracht: Auftrag wurde storniert, bevor die Arbeit begann
- Falscher MwSt.-Satz: 19% statt 7% oder umgekehrt
- Falsches Datum: Leistungszeitraum falsch angegeben
- Doppelrechnug: Dieselbe Leistung wurde zweimal in Rechnung gestellt
- Kundenkündigung: Bereits ausgestellte Vorabrechnung muss rückgängig gemacht werden
Wie storniere ich eine Rechnung? – Schritt für Schritt
1
Neue Stornorechnung erstellen
Erstellen Sie eine neue Rechnung. Die Rechnungsnummer enthält einen Hinweis auf den Storno-Charakter: z. B.
S-2025-028 oder RE-2025-028-STORNO. Das Dokument trägt die Überschrift "STORNORECHNUNG" oder "KORREKTURRECHNUNG".2
Alle Positionen negativ ausweisen
Tragen Sie alle Beträge mit negativem Vorzeichen ein. Beispiel: Netto -1.900,00 €, MwSt. -361,00 €, Gesamt -2.261,00 €. So wird die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf null gestellt.
3
Original-Rechnung referenzieren
Geben Sie auf der Stornorechnung klar an: "Stornorechnung zur Rechnung RE-2025-028 vom 15. Februar 2025". So ist die Verbindung zwischen den Dokumenten eindeutig nachvollziehbar.
4
Versenden und beide Dokumente archivieren
Stornorechnung an den Kunden senden (per E-Mail oder Post). Sowohl die Originalrechnung als auch die Stornorechnung müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – unveränderbar (GoBD).
Muster Stornorechnung
So sieht eine korrekte Stornorechnung aus:
STORNORECHNUNG S-2025-028
20. März 2025
Stornorechnung zur Rechnung RE-2025-028 vom 15. Februar 2025
Stornierungsgrund: Auftragsstornierung durch Kunden am 18.03.2025
Stornierungsgrund: Auftragsstornierung durch Kunden am 18.03.2025
Von
Max Mustermann IT-Beratung
Musterstraße 1, 94469 Deggendorf
St.-Nr.: 123/456/78901
St.-Nr.: 123/456/78901
An
Beispiel GmbH
Kundenstraße 5, 80331 München
IT-Beratung – Entwicklung Webanwendung
20 Stunden × 95,00 €/Std. (Storno) -1.900,00 €
20 Stunden × 95,00 €/Std. (Storno) -1.900,00 €
Abzgl. 19% MwSt.
-361,00 €
Stornobetrag gesamt
-2.261,00 €
Diese Stornorechnung hebt die Rechnung RE-2025-028 vollständig auf. Bereits geleistete Zahlungen werden erstattet.
Teilstorno: Nur eine Position stornieren
Wenn nur ein Teil der Rechnung fehlerhaft war, gehen Sie in zwei Schritten vor:
- Vollständige Stornorechnung für die Originalrechnung ausstellen (alle Positionen negativ)
- Neue korrigierte Rechnung mit den richtigen Beträgen ausstellen
Eine Teilkorrektur der ursprünglichen Rechnung ist nicht möglich (GoBD). Immer: Vollstorno + neue Rechnung.
Beispiel Teilstorno: Rechnung über 3 Positionen, Position 2 ist falsch. Lösung: Stornorechnung für die gesamte Rechnung (alle 3 Positionen negativ) → Neue Rechnung mit korrigierter Position 2. Beide alten Dokumente bleiben im System.
GoBD: Was muss archiviert werden?
Die GoBD schreiben für alle Rechnungsdokumente vor:
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (§14b Abs. 1 UStG, §257 HGB)
- Originalrechnung: Muss vollständig erhalten bleiben – auch wenn storniert
- Stornorechnung: Ebenfalls 10 Jahre aufbewahren
- Unveränderbarkeit: Beide Dokumente dürfen nicht nachträglich geändert werden
- Maschinenlesbarkeit: Elektronische Rechnungen müssen als Datei archiviert werden (kein bloßer Ausdruck)
- Indexierung: Auffindbar nach Datum, Rechnungsnummer und Empfänger
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eine Rechnung einfach löschen?
Nein. Die GoBD und §239 HGB verbieten das Löschen von Rechnungen. Fehlende Rechnungsnummern können bei einer Betriebsprüfung als Indiz für Steuerhinterziehung gewertet werden. Die einzige korrekte Lösung ist eine Stornorechnung.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist eine neue Rechnung mit negativen Beträgen, die vom ursprünglichen Rechnungssteller ausgestellt wird. Sie hebt die Originalrechnung buchhalterisch auf und enthält einen Verweis auf die Originalnummer.
Was ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift?
Eine Stornorechnung erstellt der Rechnungssteller mit negativen Beträgen. Eine Gutschrift nach §14 Abs. 2 UStG (Abrechnungsgutschrift) erstellt der Rechnungsempfänger – das ist ein Sonderfall, z. B. bei Kommissionsgeschäften oder Provisionen.
Wie lange muss ich Stornorechnungen aufbewahren?
10 Jahre gemäß §14b UStG und GoBD. Sowohl Originalrechnung als auch Stornorechnung müssen unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden.
Wie storniere ich eine Rechnung in RechnungX?
In RechnungX: Rechnung öffnen und auf "Stornieren" klicken. Eine Stornorechnung mit negativen Beträgen, Referenz auf die Originalrechnung und einer neuen Rechnungsnummer wird automatisch erstellt. Anschließend als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD versenden.
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