Mahnung schreiben 2025: Vorlage, Fristen & Verzugszinsen kostenlos

Q: Muss ich vor der Klage mahnen?

Nicht zwingend. Nach §286 Abs. 3 BGB tritt Verzug auch ohne Mahnung ein, wenn der Schuldner 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht zahlt. Eine Mahnung kann jedoch hilfreich sein, um den Zahlungsverzug zu dokumentieren.

Q: Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Gesetzlich ist keine Mindestanzahl vorgeschrieben. Sie können auch direkt nach einer Mahnung klagen. Üblich sind jedoch 1–2 Mahnungen, bevor ein Inkassobüro oder Gericht eingeschaltet wird.

Q: Kann ich Mahngebühren verlangen?

Im B2B-Bereich sind pauschale Mahngebühren nur begrenzt durchsetzbar. Zulässig sind die tatsächlichen Kosten für die Mahnung (Porto, Aufwand). Im B2C-Bereich gelten strengere Regeln.

Q: Wie schreibe ich eine Mahnung kostenlos?

Mit RechnungX können Sie kostenlos Mahnungen erstellen. Die Mahnung enthält automatisch alle Pflichtangaben, den offenen Betrag und die neue Zahlungsfrist.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung, mit der Sie einen Schuldner auffordern, eine fällige Rechnung zu begleichen. Rechtlich ist zwischen einer freundlichen Zahlungserinnerung und einer formellen Mahnung zu unterscheiden – wobei die Zahlungserinnerung kein Rechtsbegriff ist, sondern eine Vorstufe.

Wichtig: Nach §286 Abs. 3 BGB tritt Verzug auch ohne Mahnung ein, wenn der Schuldner 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht gezahlt hat. Eine Mahnung ist also nicht immer Pflicht – sie dient aber der Dokumentation und Eskalation.

Zahlungserinnerung ≠ 1. Mahnung ≠ Klage: Die Stufen sind praktisch (nicht immer gesetzlich) vorgegeben. Wer sofort klagen will, kann es – muss aber den Verzug nachweisen können.

Wann darf ich mahnen?

Sie dürfen mahnen, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist:

Mit explizitem Zahlungsziel: Sofort am Tag nach Ablauf (z. B. "zahlbar bis 31.03.2025")
Ohne Zahlungsziel (§286 Abs. 3 BGB): 30 Tage nach Rechnungszugang und Fälligkeit. Bei Verbrauchern (B2C) muss auf diese 30-Tage-Regel ausdrücklich hingewiesen worden sein.

Situation	Verzugsbeginn
Zahlungsziel auf Rechnung angegeben	Tag nach Fälligkeit, wenn keine Zahlung erfolgt
Kein Zahlungsziel, B2B	30 Tage nach Rechnungszugang (§286 Abs. 3 BGB)
Kein Zahlungsziel, B2C (Verbraucher)	30 Tage nach Zugang, nur wenn Hinweis auf der Rechnung stand
Nach ausdrücklicher Mahnung	Sofort mit Zugang der Mahnung

Was muss in eine Mahnung?

Eine wirksame Mahnung enthält folgende Angaben:

✓ Bezug zur Originalrechnung: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
✓ Offener Betrag (Netto + MwSt. oder Brutto)
✓ Neue konkrete Zahlungsfrist (z. B. "bis zum 15. April 2025")
✓ Konsequenzen bei Nichtzahlung (Verzugszinsen, Inkasso, Klage)
✓ IBAN und Bankverbindung – damit der Schuldner sofort zahlen kann
✓ Absender: Name, Adresse, Kontaktdaten
✓ Datum der Mahnung

Mahnung Vorlage / Muster

So könnte eine rechtssichere 1. Mahnung aussehen:

Max Mustermann

Musterstraße 1, 94469 Deggendorf
max@mustermann.de

Deggendorf, 20. März 2025

Beispiel GmbH · Kundenstraße 5 · 80331 München

1. Mahnung – Rechnung RE-2025-012 vom 15.02.2025

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider haben wir bis heute keinen Zahlungseingang für unsere Rechnung RE-2025-012 vom 15.02.2025 über den Betrag von 2.380,00 € erhalten.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum 03. April 2025 auf unser Konto zu überweisen:

IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 · Verwendungszweck: RE-2025-012

Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Bei weiterer Nichtzahlung behalten wir uns vor, Verzugszinsen nach §288 BGB sowie ggf. Inkassomaßnahmen einzuleiten.

Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann

Verzugszinsen berechnen

Bei Zahlungsverzug können Sie nach §288 BGB Verzugszinsen geltend machen:

B2B: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte
B2C: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte

Beispiel (B2B, 2025):
Basiszinssatz ca. 0,37% + 9% = 9,37% p.a.
Offener Betrag: 2.380 € × 9,37% ÷ 365 × 30 Tage = ca. 18,38 €

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich (01.01. und 01.07.) festgelegt und veröffentlicht.

Mahnstufen: Eskalation in 4 Stufen

Zahlungserinnerung

Freundliche Erinnerung, kein Vorwurf. 7–14 Tage Frist. Keine Zusatzkosten.

1. Mahnung

Klarer Hinweis auf Zahlungsverzug. Ankündigung von Verzugszinsen. 7–14 Tage Frist.

2. Mahnung (letzte Frist)

Letzte Warnung. Frist 7 Tage. Androhung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnbescheid.

Inkasso / Mahnbescheid / Klage

Beauftragung Inkassobüro, gerichtlicher Mahnbescheid (§688 ZPO) oder Klage.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich vor der Klage mahnen?

Nicht immer. Nach §286 Abs. 3 BGB tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein. Eine Mahnung vor Klage ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll zur Dokumentation.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Gesetzlich keine Mindestanzahl. Üblich sind 1–2 Mahnungen. Danach ist ein gerichtlicher Mahnbescheid oder Inkasso zulässig.

Kann ich Mahngebühren verlangen?

Im B2B-Bereich nur in Höhe des tatsächlichen Aufwands. Pauschale Mahngebühren sind AGB-rechtlich nur eingeschränkt zulässig. Verzugszinsen nach §288 BGB sind hingegen stets zulässig.

Was sind Verzugszinsen 2025?

Im B2B-Bereich: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte (§288 Abs. 2 BGB), also ca. 9,37% p.a. Im B2C: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte, also ca. 5,37% p.a.

Wie schreibe ich eine Mahnung kostenlos?

Mit RechnungX können Sie kostenlos eine Mahnung direkt aus der offenen Rechnung erstellen. Alle Pflichtangaben werden automatisch eingefügt.

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