Rechnung schreiben als Freiberufler

Wer gilt als Freiberufler?

Freiberufler sind nach §18 EStG Personen, die eine selbstständige Tätigkeit in einem der Katalogberufe ausüben oder eine diesen ähnliche Tätigkeit ausführen. Im Gegensatz zu Gewerbetreibenden sind Freiberufler nicht gewerbesteuerpflichtig und müssen kein Gewerbe anmelden.

Typische Freiberufler sind:

• Heilberufe: Ärzte, Zahnärzte, Psychologen, Heilpraktiker
• Rechts- und Wirtschaftsberufe: Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Notare
• Technische Berufe: Ingenieure, Architekten, IT-Consultants, Softwareentwickler
• Kulturberufe: Journalisten, Schriftsteller, Designer, Musiker, Fotografen
• Lehrende Berufe: Dozenten, Sprachlehrer, Tutoren

Pflichtangaben auf der Freiberufler-Rechnung

Auch Freiberufler müssen die Pflichtangaben nach §14 UStG einhalten. Abweichend zu Gewerbetreibenden: Es gibt keine Handelsregisternummer – stattdessen ist die Steuernummer anzugeben.

• ✓ Vollständiger Name und Anschrift des Freiberuflers
• ✓ Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• ✓ Steuernummer (vom Finanzamt) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• ✓ Ausstellungsdatum der Rechnung
• ✓ Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• ✓ Menge und Art der gelieferten Leistung (z. B. Stunden × Stundensatz)
• ✓ Zeitraum der Leistungserbringung
• ✓ Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
• ✓ Bankverbindung (IBAN) und Zahlungsziel

Muster-Rechnung Freiberufler

So könnte eine typische Freiberufler-Rechnung für IT-Beratung aussehen:

Freiberufler und Kleinunternehmerregelung §19 UStG

Freiberufler und Kleinunternehmer sind zwei verschiedene steuerliche Kategorien, die sich jedoch überschneiden können: Ein Freiberufler kann gleichzeitig Kleinunternehmer nach §19 UStG sein.

Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn:

• Der Umsatz im Vorjahr unter 25.000 € (brutto) lag, und
• Im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € bleibt

Dann darf keine MwSt. auf der Rechnung ausgewiesen werden. Stattdessen muss der Hinweis lauten: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Mehr Informationen: Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

XRechnung für Freiberufler

Arbeiten Sie als Freiberufler für Bundesbehörden, Landesbehörden oder Kommunen, sind Sie seit 2020 verpflichtet, Rechnungen im XRechnung-Format einzureichen. Für das Finanzministerium, Gesundheitsämter oder städtische Auftraggeber gilt das ebenso.

Was Sie für die XRechnung benötigen:

• Leitweg-ID des Auftraggebers – fragen Sie diese direkt beim Auftraggeber an. Mehr unter Leitweg-ID erklärt.
• Software, die XRechnung erzeugt – z. B. RechnungX (kostenlos)

Rechnungsnummer und Aufbewahrungspflicht

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und lückenlos sein. Das Finanzamt darf bei einer Betriebsprüfung prüfen, ob Nummern fehlen. Empfohlenes Format: RE-2025-001, RE-2025-002 usw.

Gemäß GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden – unveränderbar und maschinell lesbar. Ein simpler PDF-Ausdruck reicht nicht aus, wenn die Rechnung elektronisch erstellt wurde.

Häufige Fragen (FAQ)