Die Empfangspflicht ab 1. Januar 2025
Die Pflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz vom März 2024, das §14 UStG grundlegend geändert hat. Grundlage ist die europäische Richtlinie 2014/55/EU sowie die technische Norm EN 16931.
Was bedeutet "empfangen können"?
- Sie müssen in der Lage sein, eine XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD-Datei technisch anzunehmen
- Verweigern Sie die Annahme, können Sie in Verzug geraten
- Für den Vorsteuerabzug muss die ursprüngliche strukturierte Datei aufbewahrt werden
Welche E-Rechnungsformate muss ich empfangen können?
| Format | Beschreibung | Empfang Pflicht? |
|---|---|---|
| XRechnung (XML) | Rein maschinenlesbares XML-Format, Standard für öffentliche Auftraggeber | Ja, ab 01.01.2025 |
| ZUGFeRD 2.x (PDF+XML) | Hybridformat: lesbares PDF + eingebettetes XML | Ja, ab 01.01.2025 |
| EDI-Formate | Branchenspezifische elektronische Formate (z. B. EDIFACT) | Ja, wenn vertraglich vereinbart |
| Einfaches PDF | Kein strukturiertes Format, kein maschinenlesbares XML | Kein E-Rechnungsformat! Nur noch übergangsweise bis 2027/2028 erlaubt |
| Papierrechnung | Klassische Rechnung auf Papier | Nur noch mit Zustimmung des Empfängers bis 2026 |
Achtung: Ein einfaches PDF ist ab 2025 kein E-Rechnungsformat im Sinne des §14 UStG. Der Versand von reinen PDFs war bis Ende 2026 noch übergangsweise erlaubt (mit Zustimmung), läuft aber aus.
Was brauche ich zum E-Rechnungen empfangen?
Für kleine Unternehmen und Selbstständige gibt es drei praktische Wege:
1
Kostenloser XRechnung-Viewer
Für den Einstieg: Kostenlose Online-Viewer wie der offizielle Validator des Bundes. Zeigt den Inhalt der XML-Datei lesbar an. Kein automatischer Datenimport.
2
Rechnungssoftware mit E-Rechnungs-Import
Buchhaltungssoftware oder Tools wie RechnungX importieren XRechnung und ZUGFeRD automatisch und legen die Daten strukturiert ab. Optimal für GoBD-konforme Archivierung.
3
ERP-System oder DATEV-Anbindung
Für größere Unternehmen: Vollständige Integration in ERP-Systeme (SAP, DATEV, Lexware) mit automatischem Rechnungseingang, Prüfworkflow und Buchung.
E-Rechnung empfangen: Schritt für Schritt
1
E-Mail mit XML-Anhang empfangen
XRechnungen werden meist per E-Mail als .xml-Anhang oder als ZUGFeRD-PDF übermittelt. Die Datei herunterladen und sicher speichern.
2
XML-Datei mit Viewer öffnen
Öffnen Sie die .xml-Datei mit einem XRechnung-Viewer oder laden Sie sie in RechnungX hoch. So sehen Sie alle Rechnungsdaten in lesbarer Form.
3
Rechnungsdaten prüfen
Stimmen Betrag, Leistungsbeschreibung, Steuernummer und IBAN? Prüfen Sie die Rechnung wie eine normale Eingangsrechnung.
4
Bezahlen und GoBD-konform archivieren
Zahlung anweisen. Originale XML-Datei (nicht nur den Ausdruck) 10 Jahre unveränderbar aufbewahren. Digitale Archivierung ist Pflicht.
E-Rechnung archivieren (GoBD)
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) schreiben vor, wie elektronische Rechnungen aufzubewahren sind:
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Unveränderbarkeit: Die Originaldatei darf nicht verändert werden
- Maschinell auswertbar: Die XML-Struktur muss erhalten bleiben
- Kein reiner Ausdruck: Das Ausdrucken und Wegwerfen der XML-Datei ist nicht GoBD-konform
- Indexierung: Rechnungen müssen auffindbar sein (nach Datum, Lieferant, Betrag)
Wer muss E-Rechnungen empfangen können?
Die Empfangspflicht gilt für:
- Alle im Inland ansässigen Unternehmen (umsatzsteuerlich registriert)
- GmbH, AG, OHG, KG – alle Kapitalgesellschaften
- Einzelunternehmer und Freiberufler
- Kleinunternehmer nach §19 UStG – auch diese!
Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – keine E-Rechnungspflicht
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € brutto (§33 UStDV) – vereinfachte Regelung
- Unternehmen mit Sitz ausschließlich im Ausland (ohne inländische Umsätze)
E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025–2028
2025
Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen. Jedes Unternehmen muss XRechnung und ZUGFeRD empfangen können. Versand noch optional oder in Papier/PDF mit Zustimmung.
2027
Sendepflicht ab 800.000 € Jahresumsatz. Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
2028
Sendepflicht für alle B2B-Unternehmen. Alle inländischen B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt ausnahmslos für alle im Inland ansässigen B2B-Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Es gibt keine Größen- oder Umsatzausnahme.
Was passiert wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Seit Januar 2025 sind Lieferanten berechtigt, Ihnen E-Rechnungen zu senden. Verweigern Sie die Annahme, können Sie in Annahmeverzug geraten. Auch der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein.
Welche Software brauche ich?
Mindestens ein kostenloser XRechnung-Viewer. Besser: Buchhaltungssoftware oder RechnungX mit XRechnung/ZUGFeRD-Import und GoBD-konformer Archivierung.
Muss ich auch E-Rechnungen versenden?
Die Sendepflicht gilt gestaffelt: Ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Jahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Unternehmen. Freiwillig ist es jederzeit möglich.
Wie öffne ich eine XRechnung?
XRechnungen sind XML-Dateien. Nutzen Sie einen kostenlosen Online-Viewer (z. B. xrechnung.gob.de) oder laden Sie die Datei in RechnungX hoch, um alle Daten lesbar anzuzeigen.
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